“DIGITALNO UREDSKO POSLOVANJE”

Uredba o uredskom poslovanju (NN 75/2021) 

• Sukladno Uredbi o uredskom poslovanju informacijski sustav uredskog poslovanja je informacijski sustav pomoću kojeg se upravlja dokumentima, pripadnim poslovnim procesima, radnim tokovima i podacima uključujući: izradu dokumenata, primitak, raspoređivanje, obradu, izdavanje, otpremu, arhiviranje i izlučivanje, u okviru obavljanja poslova javnopravnog tijela, sukladno pravilima uredskog poslovanja.
• Kakvo je trenutno stanje na tržištu informacijskih sustava uredskog poslovanja najbolje govori činjenica da preko 80 % javnopravnih tijela ima uspostavljen „informacijski sustav uredskog poslovanja“ a istovremeno se u Popisu brojčanih oznaka JPT , koji vodi Ministarstvo pravosuđa i uprave, mogu pronaći adrese pristupnih točaka (mrežne adrese za elektroničku razmjenu dokumenata) manje od 10 % javnopravnih tijela. Ova činjenica navodi na zaključak da velika većina „informacijskih sustava na tržištu“ zapravo nisu informacijski sustavi kakve javnopravna tijela moraju uspostaviti, već elektronički „urudžbeni zapisnici“ koji su korišteni do stupanja na snagu Uredbe, te nisu ni blizu udovoljavanja zahtjevima postavljenim Tehničkim specifikacijama za informacijske sustave uredskog poslovanje (vidi: https://rdd.gov.hr/tehnicka-specifikacija-informacijskog-sustava-elektronickog-uredskog-poslovanja/1841 ).

Informacijski sustavi uredskog poslovanja vs “Urudžbeni zapisnici u elektroničkom obliku”

• Uz gore navedeno navodimo i to da informacijski sustav uredskog poslovanja mora omogućiti cjelovito uredsko poslovanje u elektroničkom obliku, te takav sustav treba razgraničiti od elektroničkih urudžbenih zapisnika. Elektroničke evidencije uredskog poslovanje (urudžbeni zapisnici) po novoj uredbi samo su dio informacijskog sustava uredskog poslovanja.
• Što cjelovito uredsko poslovanje u elektroničkom obliku podrazumijeva?  Sukladno Uredbi akti moraju nastati unutar informacijskog sustava uredskog poslovanja, što zapravo znači da moraju biti strojno označeni (jedinstvena oznaka pismena i QR kod) te im sustav automatski treba dodijeliti brojčanu oznaku (KLASU i URBORJ). Tako kreiran i označen akt se unutar sustava dodjeljuje ovlaštenoj osobi na potpis (promjena statua dokumenta i dostava korisniku). Ovlaštena osoba unutar aplikacije elektronički potpisuje dokument, te se isti elektroničkim šalje putem sustava eDelivery ili putem emaila integriranog s aplikacijom, bez da i u jednom trenutku postaje fizički dokument (papir).

• Predmeti koji se vode u elektroničkom obliku po završetku se šalju u pismohranu (digitalnu arhivu koja čini sastavni dio informacijskog sustava). Protekom roka čuvanja digitalni dokumenti se izlučuju, odnosno u strojno čitljivom obliku dostavljaju nadležnom arhivu (ukoliko se radi o arhivskom gradivu). Dokumenti se u sustav zaprimaju elektroničkim putem, putem sustava eDelivery ili email adrese za zaprimanje pismena integrirane sa sustavom (e-mail pretinac), elektronički obrađuju i dostavljaju u rad nadležnim službenim osobama, sve u sklopu sustava. Sve službene osobe umrežene su u sustav, komuniciraju i razmjenjuju dokumente putem aplikacije za uredsko poslovanje. Sustav mora omogućavati izradu obveznih izvješća sukladno Naputku (Izvješće o rješavanju predmeta neupravnog postupka,  Izvješće o rješavanju predmeta Upravnog postupka prvog stupnja, Izvješće o rješavanju predmeta Upravnog postupka drugog stupnja, Dostavna lista za poštu (podaci o aktima otpremljenim putem pružatelja poštanskih usluga). Pored navedenih obveznih izvješća sustav bi trebao omogućiti i razna statistička izvješća i mjerenje efikasnosti te dodatna izvješća po različitim parametrima pretraživanja.

Videoprezentacija informacijskog sustava “DIGITALNO UREDSKO POSLOVANJE”

• U prethodnom tekstu opisani hodogram cjelovitog elektroničkog poslovnog procesa uvod je u videoprezentaciju našeg informacijskog sustava pod nazivom:                                                                 

 Praktični prikaz primjene Uredbe o uredskom poslovanju (NN 75/2021) na primjeru rada školske ustanove unutar informacijskog sustava uredskog poslovanja „DIGITALNO UREDSKO POSLOVANJE“                                                                                                                                             (klikom na naslov/link iznad pristupate videoprezentaciji)

• Video prezentacija predstavlja „Uredbu u malom“ i sadrži praktični prikaz primjene Uredbe na primjeru rada školske ustanove. Sastoji se od ukupno 18 točaka raspoređenih u 7 poglavlja. Svaka točka sadrži video prikaz koraka s pripadajućim titlovima. Na početku svakog video koraka nalazi se uvodni tekst koji predstavlja svojevrsnu pravnu uvertiru u prikaz koraka, te se unutar videozapisa prikazuje praktična implementacija u uvodu citiranih odredbi.

• Videoprezentacija/upute

-Idite na Pokreni dijaprojekciju

-Na drugom slajdu nalazi se prikaz sadržaja po poglavljima

-Klikom na svako od poglavlja pristupa se točkama video prezentacije

–Odabirom točke kreće video prikaz koraka s titlovima (za bolji pregled koristite opciju prikaza preko cijelog ekrana)

-Iz videa izlazimo sa Esc (Escape)

-Nakon izlaska iz video prikaza točke, za odabir sljedeće točke biramo jednu od dvije ikonice prikazane u dnu slajda (ikonica za povratak na glavni sadržaj po poglavljima / ikonica za povratak na sadržaj točaka unutar odabranog poglavlja)

-Za cijelo vrijeme pregleda video prezentacije ne izlazite iz dijaprojekcije                                                                                                                            

Kvaliteta i podrška

Informacijski sustav „DIGITALNO UREDSKO POSLOVAN JE“ omogućava cjelovito uredsko poslovanje u elektroničkom obliku kako je to iznad kratko pojašnjeno. Preko 300 zadovoljnih korisnika aplikacije prilagodilo je svoje uredsko poslovanje zahtjevima Uredbe. Naši korisnici zaprimaju elektroničke dokumente u aplikaciju, komuniciraju međusobno unutar sustava, elektronički ovjeravaju i šalju akte, te završene predmete arhiviraju unutar sustava slanjem u pismohranu/AA (ad acta), te koriste sve ostale brojne pogodnosti i značajke aplikacije. Svim korisnicima aplikacije „DIGITALNO UREDSKO POSLOVANJE“ dostupna je korisnička podrška zaposlenika tvrtke Administrator d.o.o. , ugovornog partnera i ovlaštenog zastupnika za prodaju i pružanje korisničke podrške. Individualiziranim pristupom, svakodnevnom interakcijom i vođenjem kroz konkretne predmete unutar sustava putem umrežavanja računala (anydesk, teamwiever), a koji prate inicijalnu obuku za rad u sustavu, korisnici se obučavaju za rad unutar sustava, bez ikakvih ograničenja odnosno na dnevni, tjedni ili godišnji broj poziva i/ili upita, što se pokazalo kao odlična praksa i stvarna pomoć prilikom prilagodbe ovom elektroničkom obliku uredskog poslovanja.

Obratite nam se i Vi i prilagodite vaše uredsko poslovanje zahtjevima nove Uredbe!